Вчора, 16 квітня 2020 року, було затверджено Тимчасовий порядок скликання та дистанційного проведення загальних зборів акціонерів та загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду (“Порядок”).
Порядок дозволяє акціонерним товариствам та корпоративним фондам скликати та проводити річні та позачергові загальні збори без фізичної присутності акціонерів (учасників). Крім того, відповідно до Порядку акціонерні товариства та корпоративні фонди можуть перенести вже скликані (але не проведені до карантину) загальні збори та провести їх дистанційно.
Замість фізичної присутності акціонерів, голосування відповідно до Порядку проходить у такий спосіб:
- товариство розміщує бюлетені для голосування у вільному для акціонерів доступі;
- акціонери заповнюють бюлетені та направляють їх своїм депозитарним установам; та
- Національний депозитарій України (“НДУ”) консолідує інформацію від депозитарних установ акціонерів та передає її товариству для встановлення кворуму та підрахунку голосів.
Для проведення загальних зборів відповідно до Порядку акціонерним товариствам, серед іншого, знадобиться:
- укласти із НДУ договір про надання послуги проведення дистанційних загальних зборів та призначити особу, що буде взаємодіяти з НДУ під час проведення “дистанційних” загальних зборів;
- оновити власні шаблони документів, що необхідні для проведення зборів (повідомлення про проведення, бюлетені, протоколи загальних зборів тощо);
- дотримуватися додаткових вимог щодо інформування Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку;
- розглянути опцію делегування повноважень реєстраційної та лічильної комісії депозитарній установі; та
- налагодити ефективні механізми дистанційної комунікації та надання електронних копій документів акціонерам (учасникам).
Нижче Ви знайдете більш детальний опис процедури скликання та проведення дистанційних загальних зборів відповідно до Порядку.
Відповідь на ваші запитання
Юристи AVELLUM брали участь в розробці Порядку. Ми готові допомогти вам із проведенням загальних зборів акціонерів під час карантину, а також надати детальні консультації щодо діяльності акціонерних товариств та їх корпоративного управління.
У разі виникнення питання щодо проведення зборів відповідно до Порядку звертайтеся, будь ласка, до Миколи Стеценка, співкеруючого партнера, Юрія Нечаєва, партнера, або за телефоном +380 44 591-3355 або електронною поштою.
Процедурa скликання та проведення дистанційних загальних зборів відповідно до Порядку
1. Наглядова рада приймає рішення про скликання загальних зборів акціонерів (“ЗЗА”) / акціонери отримають право скликати ЗЗА / наглядова рада приймає рішення про перенесення та дистанційне проведення ЗЗА, що були скликанні до карантину
2. Акціонерне товариство (акціонери, які скликають ЗЗА) укладає договір із НДУ для забезпечення проведення ЗЗА дистанційно
3. Надсилання повідомлення (через депозитарну систему України) про проведення ЗЗА із порядком денним, виконання інших вимог щодо інформування ►T МІНУС 30/15 днів [1]
4. Розміщення бюлетенів для голосування у вільному доступі за 10/4 днів до дати проведення ЗЗА [голосування триває з дати розміщення бюлетенів до дати проведення ЗЗА, вказаної у повідомленні про проведення ЗЗА] ►T МІНУС 10/4 днів
5. Акціонери заповнюють та підписують бюлетені (або кваліфікованим електронним підписом, або власноруч із засвідчення підпису нотаріусом / депозитарною установою) ► до Т
6. Акціонери надсилають бюлетені для голосування своїм депозитарним установам ►до Т
7. Депозитарні установи збирають бюлетені, перевіряють інформацію про право власності на акції / повноваження представників ►до Т
8. Депозитарні установи передають НДУ:
- інформацію про всі отримані бюлетені та інформацію у самих бюлетенях; та
- скан-копії бюлетенів та інших отриманих документів (повноваження представників тощо) ► Т ПЛЮС 1 день
9. НДУ направляє інформацію (у консолідованому вигляді) та скан-копії документів особі, що проводить ЗЗА ►Т ПЛЮС 2 дні
10. Pеєстраційна комісія визначає наявність кворуму та складає протокол про реєстрацію акціонерів на підставі даних від НДУ ►Т ПЛЮС 3 дні
11. Лічильна комісія здійснює підрахунок голосів на підставі даних від НДУ та складає протокол про підсумки голосування ►Т ПЛЮС 10 днів
12. АТ складає протокол ЗЗА ►Т ПЛЮС 10 днів
[1] “T” – дата проведення загальних зборів, що вказана у повідомленні про проведення ЗЗА
